Factures électroniques : vérifiez votre circuit de réception

La réception des factures électroniques ne se résume pas à ouvrir un compte sur une plateforme. Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir ces factures, y compris celles en franchise en base. Le calendrier France Num distingue cette obligation de l'émission, prévue au 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises. En ce mois d'octobre, contrôlez le parcours complet : arrivée de la facture, transmission à la comptabilité, validation et suivi.

Identifier les factures et les canaux concernés

Le circuit de facturation électronique concerne les opérations entrant dans le champ de la réforme entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Un PDF ordinaire envoyé par courriel ne suffit pas : la facture doit comporter des données structurées et transiter par une plateforme agréée. Distinguez ces flux des autres factures que votre entreprise continue de recevoir.

Avec votre comptable, listez vos principaux fournisseurs et leur canal d'envoi. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire sont soumises à l'émission depuis septembre 2026 ; certains fournisseurs plus petits peuvent anticiper leur échéance. Conservez un suivi des différents canaux pendant cette transition, sans comptabiliser deux fois une facture reçue sur la plateforme et accompagnée d'une copie par courriel.

Vérifier la plateforme et l'adresse de réception

Identifiez la plateforme agréée qui reçoit réellement vos factures. Votre logiciel habituel peut servir d'interface s'il est raccordé à cette plateforme : demandez à l'éditeur le nom de son partenaire et la confirmation de l'activation de votre entreprise. La DGFiP précise le rôle des plateformes agréées et donne accès à leur liste officielle.

Recherchez votre entreprise dans l'annuaire de facturation électronique présenté par l'AIFE. Vérifiez votre identification et votre adresse de facturation avec la plateforme, notamment si plusieurs établissements ou services interviennent. Faites corriger les informations erronées par celle-ci. Une adresse de facturation électronique sert à acheminer les factures ; ne la confondez pas avec la boîte mail du service comptable.

Suivre une facture jusqu'à la comptabilité

Prenez une facture réelle attendue d'un fournisseur déjà passé à l'électronique. Retrouvez-la sur la plateforme, puis dans votre outil comptable ou dans l'espace accessible à votre expert-comptable. Comparez le fournisseur, le numéro de facture, les montants, la TVA et l'échéance. Vérifiez que le document reste consultable et que les données sont correctement reprises.

Notez chaque transfert manuel et chaque attente : téléchargement, import, affectation au bon service ou rapprochement avec une commande. Si la facture reste sur la plateforme sans alerter personne, le circuit est incomplet. Nos automatisations métier peuvent faciliter ces échanges, à condition de prévoir un contrôle des erreurs et une personne responsable de leur traitement.

Tester les blocages et prévenir les doublons

Dans l'environnement de test proposé par votre prestataire, vérifiez un doublon, une facture mal adressée et une interruption de connexion au logiciel comptable. N'émettez pas de facture fictive en production pour réaliser ces essais. Demandez où apparaît l'erreur, qui reçoit l'alerte et comment reprendre le traitement sans créer une seconde écriture.

Distinguez la réception technique de la validation métier : une facture arrivée à destination peut encore nécessiter un rapprochement ou être contestée. Définissez avec votre comptable les statuts à suivre et les réponses à transmettre au fournisseur. Gardez une trace des anomalies, de leur résolution et du responsable ; un tableau partagé suffit pour commencer.

Sécuriser les accès et organiser le relais

Attribuez des comptes nominatifs, limitez les droits et activez l'authentification multifacteur lorsqu'elle est disponible. Prévoyez un suppléant pour consulter les factures et traiter les alertes en cas d'absence. Une modification de coordonnées bancaires doit être vérifiée auprès d'un contact fournisseur connu avant paiement, même si la facture passe par une plateforme agréée. Ces contrôles prolongent votre démarche de cybersécurité.

Terminez la revue avec une liste d'écarts, un responsable et une échéance pour chacun. Conservez les références des factures contrôlées et vérifiez avec votre prestataire les modalités de conservation et d'export. Pour coordonner les équipes et les outils, notre accompagnement en pilotage de projets aide à structurer les actions. Échangez avec Soft Power Consulting pour examiner votre circuit, en lien avec votre expert-comptable pour les questions fiscales.