Automatisation d'un processus administratif
Relier les étapes d'un processus dispersé entre plusieurs outils et boîtes mail.
Statut : cas d'usage étudié. Applications que nous savons concevoir et que nous étudions avec nos interlocuteurs. Elles décrivent une démarche possible, pas une solution déjà livrée.
Contexte
Un processus interne traverse plusieurs services et s'appuie sur des échanges de fichiers et de courriels.
Problème
Personne ne dispose d'une vue d'ensemble de l'avancement, et les relances se font au cas par cas.
Solution
Le processus est d'abord cartographié tel qu'il est réellement pratiqué, puis simplifié. Les étapes sans valeur ajoutée décisionnelle sont automatisées, les points de validation sont conservés et rendus visibles.
Architecture simplifiée
Point d'entrée unique, orchestration des étapes, connexions aux outils existants, journal des actions, tableau de suivi.
Rôle de l'humain
Les validations restent humaines. L'automatisation prend en charge les transferts, les relances et la traçabilité.
Enseignements
Cartographier le processus réel, et non le processus théorique, change généralement le périmètre du projet.